• البحث عن لائحة تنظيمية
• النشاط التنظيمي
  • الإجراءات الجارية
  • الالتماسات
  • التفويضات التشريعية
  • المراجعات الدورية
  • الإشعارات العامة
• الاجتماعات
• الوثائق الإرشادية
• منتديات التعليقات

الوثائق الإرشادية

• ما هي وثيقة التوجيه؟
• كيف يتم تنظيم الوثائق الإرشادية في دار البلدية

• كيفية تحميل مستند إرشادي إلى دار البلدية
• كيفية تحديد مدى إمكانية تطبيق وثيقة التوجيهات
• كيفية تحرير معلومات وثيقة التوجيه وإمكانية تطبيقها
• كيفية حذف مستند إرشادي
• القائمة السنوية للوثائق الإرشادية التي ستقدمها دار البلدية

ما هي وثيقة التوجيه؟

كيف يتم تنظيم الوثائق الإرشادية في دار البلدية

يمكن أن تنطبق وثيقة التوجيه على وكالة أو مجلس إدارة أو فصل فردي. لذلك ستجد علامة تبويب مستند إرشادي على صفحات "عرض الوكالة" و "عرض المجلس" و "عرض الفصل". بمجرد النقر على علامة تبويب مستند الإرشاد، سيتم عرض المستندات مرتبة حسب معرف المستند. معرّف المستند هو حقل حرفي/رقمي تعينه الوكالة (حتى 20 حرف). يمكن للوكالة اعتماد أي تنسيق أو استراتيجية ترميز ترغب فيها لترتيب المستندات. يمكنك اختياريًا فرز المستندات حسب تاريخ مراجعتها أو حسب قابليتها للتطبيق بالنقر على عنوان العمود.

بالنسبة لتلك الوكالات التي لديها العديد من المستندات الإرشادية، يمكنك أيضًا النقر على رسم صغير لسحب مربع بحث حتى تتمكن من إدخال كلمة رئيسية أو عبارة واختيار تلك المستندات الإرشادية المطابقة فقط.

كيفية تحميل مستند إرشادي على Town Hall

• بعد تسجيل الدخول، استخدم القائمة المنسدلة للانتقال إلى لوحات وكالتي.
• انقر على علامة التبويب وثيقة التوجيه.
• انقر على رابط وثيقة التوجيهات الجديدة.
• أكمل النموذج الذي يظهر على الشاشة (مشابه لذلك الموضح في الصورة أدناه)، بما في ذلك إمكانية تطبيق المستند.
• من أجل تنظيم مستنداتك الإرشادية بشكل أفضل، يمكنك تعيين رقم تعريف لكل مستند. يمكن استخدام ما يصل إلى 20 حرف أو رقم. ومع ذلك، لا يجوز استخدام أي أحرف خاصة غير الشرطة السفلية أو النقطة أو الشرطة.
• بالنسبة للمستند نفسه، انقر فوق الزر "استعراض" وحدد مستند Adobe PDF أو مستند Microsoft Word من نظامك.
• بالنسبة لتاريخ "أحدث مراجعة" ، يرجى استخدام التنسيق التالي: 03/04/2004. "أحدث مراجعة" التاريخ الافتراضي لتاريخ اليوم ولكن يمكن تغييره يدوياً.
• تحت "الشرح أو الاستشهادات،" أشر إلى قانون فيرجينيا أو القانون الفيدرالي أو الاقتباس من اللوائح الفيدرالية التي توفر السلطة لوثيقة التوجيه، إن وجدت.
• عند الانتهاء، انقر "احفظ" في أسفل الشاشة. قد يُطلب منك الانتظار لبضع ثوانٍ حتى يتم تحويل المستند إلى PDF. إذا حدث ذلك، يرجى الانتظار بضع ثوانٍ ثم النقر فوق متابعة.

كيفية تحديد مدى إمكانية تطبيق وثيقة التوجيهات

عند تحديد إمكانية التطبيق، ضع في اعتبارك ما إذا كانت وثيقة التوجيهات تنطبق على:

• هذه الوكالة، بشكل عام، ولكن ليس إلى مجلس أو لائحة;
• مجلس إدارة معين، أو أكثر من مجلس إدارة للوكالة، أو جميع مجالس إدارة وكالتك;
• لائحة واحدة للمجلس، أو أكثر من لائحة للمجلس، أو جميع لوائح المجلس.

باستخدام شجرة الاختيار التي تظهر لوكالتك، حدد الوكالة و/أو المجلس (المجالس) و/أو اللوائح التي تنطبق عليها وثيقة التوجيهات. يمكن أن تنطبق الوثيقة الإرشادية على جميع المجالس أو مجالس مختارة أو فصل واحد أو أكثر من فصول مختارة من مجلس ما.

وفيما يلي قائمة بالوثائق الإرشادية التي توضح جميع مستويات الانطباق الثلاثة: (1) التي تنطبق على جميع مجالس إدارة وكالة ما، و (2) التي تنطبق على جميع فصول مجلس إدارة محدد و (3) التي تنطبق على فصول مختارة فقط داخل مجلس إدارة ما. يمكنك فرز القائمة على الشاشة بمجرد النقر على رأس العمود. هذه القائمة مرتبة حالياً حسب العنوان.

كيفية تحرير معلومات وثيقة التوجيه وإمكانية تطبيقها

كيفية حذف مستند إرشادي

القائمة السنوية للوثائق الإرشادية التي ستقدمها دار البلدية

في موعد أقصاه شهر ديسمبر من كل عام، يجب تحميل جميع الوثائق الإرشادية الخاصة بوكالتك (المتوفرة في صيغة إلكترونية) على موقع Town Hall على الويب في موعد أقصاه شهر ديسمبر من كل عام. بالإضافة إلى ذلك، ستقوم دار البلدية تلقائيًا بإرسال قائمة بالوثائق الإرشادية الخاصة بوكالتك إلى أمين السجل في أو حوالي شهر ديسمبر 31 من كل عام. ويرد شرط تحميل جميع الوثائق الإرشادية على قاعة المدينة في الأمر التنفيذي 17 (2014). وينص على وجه التحديد على ما يلي:

لتجنب النشر المزدوج للوثائق الإرشادية:

يمكن عرض الوثائق الإرشادية على موقع Town Hall وكذلك على الموقع الإلكتروني الخاص بالوكالة دون الحاجة إلى تحميل هذه الوثائق بشكل منفصل على كل موقع على حدة. وللتخلص من الحاجة إلى النشر المزدوج، نوصي بأن تقوم الوكالات بنشر وثائقها الإرشادية على Town Hall ثم جعل روابط الوثائق الإرشادية على موقعها الإلكتروني تشير إلى Town Hall. احرص على توجيه رابط موقع وكالتك على الويب إلى صفحة معلومات الوثيقة الإرشادية على موقع Town Hall، على سبيل المثال: http://townhall.virginia.gov/L/ViewGDoc.cfm?gdid=873. لا تقم بتوجيه الرابط على موقع وكالتك على الويب إلى وثيقة التوجيهات نفسها، على سبيل المثال، http://townhall.virginia.gov/L/GetFile.cfm?File=C:\TownHall\docroot\GuidanceDocs\262\GDoc_DRS_873_v1.pdf، لأن عنوان URL سيتغير كلما قمت بتحديث Town Hall بإصدار أحدث من وثيقة التوجيهات، ...v2.pdf, ...v3.pdf.

A. تأكد من تحميل جميع المستندات الإرشادية الخاصة بك على دار البلدية. ملاحظة: في حالة عدم توفر نسخة إلكترونية من الوثيقة الإرشادية حتى الآن، بدلاً من تحميل الوثيقة الإرشادية على موقع Town Hall، يرجى تحميل مستند Word يتضمن اسم ومعلومات الاتصال بالشخص في وكالتك الذي يمكن الاتصال به للحصول على نسخة.

B. التأكد من تحميل أحدث نسخة من كل وثيقة إرشادية على موقع Town Hall.

C. تحقق من قائمة المستندات الإرشادية الخاصة بك بمقارنتها بقائمة المستندات الإرشادية الموجودة على موقع أمين السجل على الويب للتأكد من اكتمال القائمة.

تأكد من إكمال/تحديث الفقرة الاستهلالية لملف المستند الإرشادي المطلوب من قبل مكتب أمين السجل:

اتبع هذه الخطوات:

الخطوة 1: من القائمة المنسدلة لوظائف الوكالة، اختر "لوحات وكالتي".

الخطوة 2: انقر على الرابط "تحرير الوكالة".

الخطوة 3: قم بتضمين المعلومات التالية (في شكل سردي) في مربع النص:

a. اسم وعنوان ورقم هاتف الموظف (الموظفين) الذي يجب الاتصال به (بالموظفين) للحصول على نسخ.

b. اسم وعنوان ورقم هاتف الموظف أو الموظفين الذين يمكن الاتصال بهم لطرح الأسئلة التفسيرية أو أسئلة التنفيذ.

c. اذكر أن (معظم/كل) وثائقك الإرشادية متاحة إلكترونيًا مجانًا على موقع Town Hall.

d. موقع لعرض النسخ المطبوعة من وثائق التوجيهات الخاصة بك.

e. التكاليف المرتبطة بالحصول على نسخ مطبوعة من هذه الوثائق من الوكالة. إذا لم تكن هناك رسوم، فقم بالإشارة إلى ذلك. إذا كانت التكلفة تختلف باختلاف المستند، فقم بالإشارة إلى ذلك.

f. أي معلومات أخرى تعتقد أنها ستكون مفيدة للجمهور.

الخطوة 4: انقر فوق الزر "احفظ". لقد انتهيت!